Envoi automatique des rapports à des destinataires externes
VaultysHub fige les rapports mensuels le premier jour de chaque mois. La livraison automatique permet d'en envoyer le lien par e-mail à des personnes extérieures à votre organisation : un auditeur, un DPO chez un client, une boîte partagée, un commissaire aux comptes — bref, des gens qui n'ont pas de compte VaultysHub.
Cette configuration ne concerne que les externes. Vos administrateurs sont déjà prévenus chaque mois par la notification Rapports d'organisation disponibles, et tous les rapports archivés restent accessibles depuis l'historique de l'onglet Rapports. Il n'y a rien à configurer pour eux.
Ouvrir la configuration
Rendez-vous dans Conformité > Rapports, puis cliquez sur Livraison automatique dans la barre d'outils.
Un tiroir latéral s'ouvre sur la droite.
Activer l'envoi mensuel
Activez Envoyer les rapports par email chaque mois. L'envoi part le premier jour du mois et couvre le mois qui vient de se terminer.
Ajouter les destinataires
Saisissez une adresse e-mail puis cliquez sur Ajouter (ou appuyez sur Entrée). Répétez l'opération pour chaque destinataire.
Les adresses enregistrées s'affichent sous forme d'étiquettes. Cliquez sur la croix d'une étiquette pour retirer un destinataire.
Les adresses sont libres, sans lien avec les comptes de votre organisation : c'est justement l'intérêt, puisque ces personnes n'ont pas de compte VaultysHub.
Choisir les rapports à envoyer
Cochez les rapports à joindre à l'envoi :
- Rapport mensuel de sécurité du RSSI — accès, hygiène des identifiants, incidents, Shadow IT, gouvernance des accès.
- Rapport mensuel des opérations du CTO — adoption de la plateforme, portefeuille d'applications, dossiers, licences.
- Contrôle d'accès ISO 27001 — rapport A.9 : provisionnement, politiques d'authentification, mots de passe, conformité des accès.
Le bouton Enregistrer reste inactif si l'envoi est activé sans au moins un destinataire et un rapport : une configuration incomplète n'enverrait rien, silencieusement.
Comprendre le lien envoyé
L'e-mail ne contient pas de pièce jointe : il contient un lien qui ouvre les rapports sans mot de passe, afin qu'un destinataire sans compte puisse les lire.
- Le lien est valide 30 jours, puis il expire.
- Toute personne qui possède le lien peut ouvrir les rapports. Ne l'envoyez qu'à des destinataires de confiance.
- Un nouveau lien est généré à chaque envoi mensuel.
Cliquez enfin sur Enregistrer.
Vérifier que la livraison est active
De retour sur l'onglet Rapports, un badge vert Envoyé par e-mail chaque mois à N destinataire(s) externe(s) confirme la configuration. Son absence signifie qu'aucun envoi externe n'est armé.
Chaque envoi effectif est également tracé dans la piste d'audit, sous l'événement Rapports d'organisation livrés, avec le mois concerné et le nombre de destinataires.
L'historique des rapports
Sous les cartes de rapports, l'Historique liste les mois archivés. Il est alimenté automatiquement pour toutes les organisations, que la livraison externe soit configurée ou non : le premier jour du mois, VaultysHub fige les chiffres du mois écoulé, car la piste d'audit qui les alimente n'est conservée que sur une fenêtre glissante et un mois non figé ne peut plus être recalculé.
Un même mois n'est jamais envoyé deux fois, même si le calcul des rapports est relancé : le mois déjà livré est mémorisé dans la configuration.