SaaS-Kosten im Griff
Der Kontext
Sophie ist Finanzleiterin bei MediaPlus, einer Agentur mit 60 Mitarbeitenden. Bei der Vorbereitung des Jahresbudgets stellt sie fest, dass die SaaS-Abonnements innerhalb eines Jahres um 40 % gestiegen sind. Sie möchte genau wissen, wie viel jedes Tool kostet, wer es nutzt und wo Einsparungen möglich sind.
Das Problem ohne SmartLink
- SaaS-Rechnungen sind auf verschiedene Abteilungen und Kreditkarten verteilt
- Niemand weiß, wie viele Lizenzen tatsächlich genutzt werden
- Ausgeschiedene Mitarbeitende haben noch aktive (und kostenpflichtige) Konten
- Jeder Teamleiter schließt eigenständig Tools ab, ohne Gesamtüberblick
Ergebnis: Jeden Monat werden Tausende Euro für ungenutzte oder doppelte Lizenzen ausgegeben.
Mit SmartLink
Schritt 1 — Informationen zentralisieren
Sophie greift auf das Kosten-Dashboard in SmartLink zu. Alle erfassten Anwendungen sind dort mit ihren Lizenzkosten und der Anzahl zugewiesener Nutzer aufgelistet.
Schritt 2 — Einsparpotenziale erkennen
Das Dashboard zeigt:
- 8 Figma-Lizenzen sind vergeben, aber nur 3 Personen nutzen sie regelmäßig
- 2 verschiedene Videokonferenz-Tools werden für denselben Zweck verwendet
- 4 Konten sind noch für ehemalige Mitarbeitende aktiv
Schritt 3 — Handeln
Sophie deaktiviert ungenutzte Konten, reduziert die Anzahl der Figma-Lizenzen und konsolidiert die Videokonferenz-Tools auf eine Lösung. Das alles mit wenigen Klicks in SmartLink.
Schritt 4 — Laufende Kontrolle
Jeden Monat prüft Sophie das Dashboard, um die Kostenentwicklung zu verfolgen und sicherzustellen, dass keine Ausreißer auftreten.
Was sich dadurch ändert
| Ohne SmartLink | Mit SmartLink |
|---|---|
| Verstreute und undurchsichtige Rechnungen | Zentrale Kostenübersicht pro Anwendung |
| Nicht erkannte Geisterlizenzen | Erkennung ungenutzter Lizenzen |
| Ungefähres SaaS-Budget | Präzise und historische Ausgabenverfolgung |
| Keine Optimierung möglich | Konkrete Spar-Empfehlungen |
Genutzte Funktionen
- 💰 Kostenmanagement — Überwachung und Schätzung von SaaS-Ausgaben
- 📊 Dashboard — Gesamtüberblick über Nutzer und Anwendungen
- 📋 Lizenzverwaltung — Lizenzübersicht pro Anwendung