Onboarding eines neuen Mitarbeiters
Der Kontext
Marie ist IT-Leiterin bei DataFlow, einem KMU mit 45 Mitarbeitenden. Heute beginnt Julien, ein neuer Entwickler, im Team. Er benötigt bereits am ersten Tag Zugriff auf etwa zehn Anwendungen: GitLab, Jira, Slack, E-Mail, das CRM und mehrere interne Tools.
Das Problem ohne SmartLink
Vor SmartLink musste Marie:
- Die Konten in jeder Anwendung manuell anlegen
- Temporäre Passwörter generieren und per E-Mail versenden (unsicher)
- Hoffen, dass Julien seine Passwörter tatsächlich ändert
- In den folgenden Wochen auf E-Mails wie „Ich habe mein Passwort vergessen“ reagieren
- Eine Excel-Tabelle zur Nachverfolgung der Zugänge pflegen (nie aktuell)
Ergebnis: Ein ganzer Vormittag geht verloren, Sicherheitsrisiken entstehen und der Mitarbeiter ist frustriert.
Mit SmartLink
Schritt 1 — Zugangsordner vorbereiten (5 Minuten)
Marie meldet sich mit ihrem VaultysID bei SmartLink an. Sie öffnet den bereits eingerichteten Administratorbereich und den Ordner "Entwicklungsteam", der alle für Entwickler benötigten Anwendungen enthält.
Schritt 2 — Julien einladen (2 Minuten)
Marie fügt Julien als Mitglied zum Ordner "Entwicklungsteam" hinzu. Julien erhält per E-Mail einen Einladungslink.
Schritt 3 — Julien registriert sich (3 Minuten)
Julien klickt auf den Link, installiert die SmartLink-Browsererweiterung und erstellt seine VaultysID. Seine Identität wird kryptografisch verifiziert – ein Passwort ist nicht erforderlich.
Schritt 4 — Julien greift auf seine Anwendungen zu (sofort)
Nach dem Login sieht Julien alle seine Anwendungen auf seinem SmartLink-Dashboard. Ein Klick genügt, um sich bei jeder Anwendung anzumelden: SmartLink füllt die Zugangsdaten automatisch über den Unternehmenskoffer aus.
Was sich dadurch ändert
| Ohne SmartLink | Mit SmartLink |
|---|---|
| ~2 Stunden Konfiguration | ~10 Minuten |
| Passwörter per E-Mail versendet | Kein Passwortaustausch |
| Vergessene oder fehlende Zugänge | Vollständiger Zugriff ab dem ersten Tag |
| Keine Nachverfolgbarkeit | Vollständige Protokollierung aller vergebenen Zugänge |
Genutzte Funktionen
- 📁 Ordnerverwaltung — Hierarchische Organisation der Zugänge nach Teams
- 👥 Mitgliederverwaltung — Hinzufügen von Mitarbeitenden zu einem Ordner
- 🔐 VaultysID — Passwortlose digitale Identität
- 🔑 Unternehmenskoffer — Sicheres Teilen von Zugangsdaten
- 📜 Protokollierung — Nachverfolgbarkeit des Onboardings und der ersten Zugriffe